Word ワードのテンプレート|FAX・書類送付状、領収書・連絡網など
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Word ワードのテンプレート|FAX・書類送付状、領収書・連絡網など

Wordのテンプレートとは?


Word(ワード)など、Office のソフトを用いて文章やグラフやスライド等を作成する際、自分でゼロから始めるのは面倒な作業です。そこで利用したいのが「テンプレート」と呼ばれるひな形や定形の書式です。その書類の目的に合った書式のひな形が、既にインストールされていたり、無料でダウンロードして利用できます。

テンプレートの使い方

ワードテンプレートの使い方は簡単で、それに沿って必要な単語や文を書き入れていけば目的の手紙や書類などが書き漏らし無く完成するようになっています。

インストールされているテンプレートの中に目当ての種類がなくても、「Office .co」mのサイトのOffice テンプレートを開くと各ジャンル別になった様々なテンプレートを無料でダウンロードすることが出来ます。

Fax送信票(表)テンプレート

Officeのテンプレートの中には「Fax送信状」用のひな形もあります。最近はFax はビジネスシーンで使われることが多いので、その為のひな形が用意されています。

ビジネスタイプのものでは発信側の情報に漏れが無いように、会社名・住所・電話番号・Fax 番号、E -mailアドレス・日にち・件名などを記入する欄が設けられています。

プライベート用のテンプレートには可愛いイラストが添えられているものもあり、好みにより色々選んで楽しめます。

書類送付状・送り状 テンプレート

書類を相手に送る際、書類のみだけなのは失礼です。送り主側の情報(会社名または個人名・住所・電話番号・Fax番号・E-mail アドレスなど)と件名、挨拶および書類の内容を書いた書類送付状を必ず同封すべきです。

Officeにはそのためのテンプレートも用意されているので、書きもらし無く書類送付状を作ることが出来ます。

アンケート用紙・集計

アンケートのテンプレートも用意されています。アンケートと一口に言っても、意見を自由に書くものから、いくつかの選択肢の中から1つ~複数個の答えを選ぶものまで様々な形式があります。

希望のアンケートのスタイルによって、Word やExcel で作られた沢山のパターンのアンケートのテンプレートが揃えられ、それを用いて作成することが出来ます。



のし(熨斗)

お祝いを送る際のお包みの為のひな形も色々用意されています。結び切りの水引きの絵柄が書かれているものに毛筆タイプなどの好みのフォントを選んで、送り主である自分の名前を書けば良いので簡単です。自分の字に自信がない方でも読みやすい綺麗な記名で喜ばれます。

また、プレゼント用のデザインのひな形もあります。お祝いのメッセージを思い思いに書いて、祝福のちが相手に届くような華やかな包み紙や封筒やカードなどを作ることが出来ます。

連絡網・名簿のテンプレート

名簿や出席簿などは沢山の人数(または会社の数など)について様々な項目のデータを書き入れていかなくてはなりませんが、Excel(エクセル)で作られた表にあらかじめ名前や所属先や連絡先などの情報欄が入った名簿のテンプレートが作られています。

各項目のの情報を打ち込んでいけば名簿や出席簿などを楽に作ることが出来ます。

多人数の名簿を作るのは面倒なものですが、テンプレートを用いることにより何を記入すべきかが整理されているので、作成時間をかなり短縮することが出来ます。

会計報告書・請求書・領収書

会計報告書、請求書、領収書などには書かなくてはならない項目があります。そこに漏れがあると思わぬトラブルの元となる可能性があります。作成して送る側の名前や住所や連絡先はもちろんのこと、何に対して発生した料金でそれはいくらなのか明記しておく必要があります。

テンプレートを使えば記入もれをふせぎ、相手側にきちんとした情報を伝えることが出来ます。自分(の会社)の情報を記入済みのテンプレートを保存しておけば、書類の作成がとても楽になります。経理処理もスムーズになることでしょう。

委任状・添え状 テンプレート

「委任状」とは、本来その場に行かなくてはならない人が、やむを得ない事情により他の人にその用事を託したことを示す書類です。

書き漏らしなどで委任状の条件を満たさない場合、任されてそこへ赴いた人では用を足すことは出来ないと断られてしまう場合もあります。

そのようなことを防ぐ為に、あらかじめ必要事項を備えた委任状のテンプレートを用いれば安心です。

「添え状」も、テンプレートで大事なポイントを逃さないように、その人の信用を裏付ける事項がきちんと書いてあれば相手を安心させることが出来ます。

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