ビジネスメールの基本マナー・書き出し・挨拶・締め・文例集
スポンサーリンク

【必読】ビジネスメールの基本マナー・書き出し・挨拶・締め・文例集

社会人にとって重要なコミュニケーションツールである「メール」のスキルが上がります。

ビジネスにおけるメールは、基本的なマナーを知らないと相手に失礼にあたり、トラブルの原因にもなりかねません。

そこで、ビジネスメールの最低限覚えておきルールやスキルをご紹介します。

スポンサーリンク



1.【ビジネスメールの基本マナー】

ビジネスメールの基本でかつ必須のマナーとして、簡潔に要件を伝えることです。

そのためにも、まずはメールの件名(タイトル)だけで要件が伝わるようにするとよいでしょう。

メールの件名は本文全体の要約となるようにし、件名を見れば本文を読まなくても大丈夫というくらいにまとめることが理想です。

件名だけである程度本文を推測できるようにすれば埋もれてしまう心配もなくなります。

初めての相手に対しては「初めてメールを送らせて頂きます」という書き出しで始めると、丁寧な印象となり相手にも受け取りやすくなります。初めてメールを送る相手なら多少堅いくらいの書き出しが丁度良いです。

一般的なビジネスメールでは、「突然のご連絡失礼します」というのも頻繁に使われる書き出しです。

初めての相手でない場合は季節の挨拶や拝啓、敬具などの言葉は不要で、「いつもお世話になっております」という書き出しで構いません。

相手の社名や名前、自分の所属や連絡先は忘れないようにし、差出人つまり自分側の社名、氏名、メールアドレスをきちんと表示させるように設定しておきます。

ビジネスメールでよくある返信方法として、受信されたメールに対して返す方法があります。その際には宛名つまり相手方に必ず敬称をつけることを忘れずに。

2. 【書き出しのフレーズ・はじめの言葉・挨拶】

メールの書き出しは、かならず挨拶(あいさつ)から始めるようにしましょう。

ビジネスメールにおいては「拝啓 新緑の候 ますますご健勝のこと」といった時候や季節の挨拶は不要です。

ですが、いきなり本文から始まってしまうのは印象が良くないので、冒頭には必ず挨拶を入れます。

ビジネスメールの書き出しは初めてのメールする人の場合は「突然のご連絡失礼致します。○○株式会社の○○と申します」や初めてメールを送らせて頂きます。○○株式会社の○○と申します」という文例が良いです。

何度かメールでやり取りをしてる人に対しては「いつもお世話になっております。○○株式会社の○○です」社内のビジネスメールなら「お疲れ様です。○○です。」という文例が良く使われます。

ただ、顧客など最も丁寧な対応をする関係の場合は、

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」

「いつもご愛顧いだたきありがとうございます」

という挨拶から始めるのが良く、関係性によって使い分けます。

スポンサーリンク


3. 【メールの文末・締めの言葉】

冒頭は挨拶で始まりますが、結びの言葉も挨拶で終わらせるのがビジネスメールの基本です。

文の締め方がきちんとしていないと中途半端な印象になるので印象が良い結びの言葉を紹介します。

締め方の基本の例文として「今後ともお付き合いよろしくお願いいたします」「今後ともお引き立ての程をよろしくお願いいたします」「今後ともよろしくご愛顧のほどお願いいたします」「引き続きよろしくお願いいたします」があります。

最後に感謝やお礼の気持ちを伝えたい場合、ビジネスメールにおいては「ありがとう」という言葉は使わず「今後ともよろしくお願いいたしします」という文章で締めます。

お礼の気持ちのを伝える場合は「略儀ではございますがまずはメールにはお礼申し上げます」という文章でお礼の気持ちを伝えます。

本来お礼は直接あって伝えるものなので礼儀を略しますがという意味で「略儀ながら」というフレーズが使われます。

4. 【ビジネスメールの文例・テンプレート】

まず、社外の方に対しての文例を紹介します。

お礼を伝えるメールの文例として「さまざまなお心遣いをいただき誠にありがとうございました。深くお礼申し上げます。ご多忙中にも関わらず心より感謝しております。今後ともよろしくお願いいたします」

対応や回答にクレームを伝える文例については「○○の件についてご相談申し上げます。○○の件でお願いをしたのですが、ご連絡をいただけませんでした。弊社とのお取引は今後も継続させていきたいと考えておりますので、ご配慮いただければ幸いです。

ご対応のほどよろしくお願いいたします」という文例が使えるでしょう。

一方、社内の方に対してのお礼や感謝のメールは「お疲れ様です。先日は○○の件ありがとうございました。引き続きよろしくお願いいたします」

苦情に関しての文例は「お疲れ様です。○○の件について相談させていただきたくご連絡を差し上げました。

ご多忙のところ恐れ入りますがよろしくお願い致します」「○○の件ですが、間違っているようなので、至急作り直しをお願いできないでしょうか。後ほど電話も致しますが、取り急ぎご連絡まで」という文例が使えます。

スポンサーリンク
レクタングル(大)

レクタングル(大)

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする

スポンサーリンク
レクタングル(大)